Cahier des charges : logiciel de suivi des titres de séjour

Ce guide propose un cahier des charges pour un logiciel de suivi des titres de séjour en entreprise, structuré autour de quatre domaines sans exception : les exigences légales et documentaires imposées à l'employeur, les fonctionnalités attendues du logiciel, les contraintes RGPD et de sécurité des données, et la capacité à gérer plusieurs établissements avec des niveaux d'accès distincts. Ces quatre piliers permettent de comparer des solutions ou de rédiger un appel d'offres structuré, sans se laisser séduire par des options accessoires au détriment de l'essentiel : la conformité juridique et la preuve horodatée de la diligence de l'employeur.

Les équipes RH qui gèrent des collaborateurs étrangers jonglent avec des documents sensibles, des délais réglementaires stricts et une obligation continue de vérification. Dès que le portefeuille devient important, un tableau de bord Excel montre ses limites. Ce guide vous donne les clés pour traduire ce besoin en critères de sélection concrets.

Points essentiels à retenir

• Quatre piliers incontournables : exigences légales, fonctionnalités, RGPD et sécurité, gestion multi-établissements. Tous doivent figurer dans le cahier des charges pour un logiciel de suivi des titres de séjour en entreprise.

• Obligation continue : la vérification du droit au travail ne s'arrête pas à l'embauche. Le logiciel doit suivre chaque échéance tout au long de la relation de travail.

• Preuves accessibles : conserver les justificatifs des vérifications. Un historique daté et un export sont des critères utiles, sans format de logiciel universellement imposé par la loi.

• RGPD non négociable : durée de conservation justifiée, chiffrement en transit et au repos, contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD.

• Certifications : si vous les retenez comme critères d'achat, vérifiez leur validité et leur périmètre. ISO 27001 n'est pas une obligation légale générale pour tout logiciel RH.

• Solution dédiée vs SIRH généraliste : un outil spécialisé permet généralement de distinguer la date d'expiration du titre de celle du droit au travail, une différence qui compte lors d'un contrôle. Vérifiez ce point chez chaque éditeur lors de l'appel d'offres.

Quelles obligations légales le logiciel doit-il couvrir en priorité ?

L'employeur vérifie le droit au travail pour le poste concerné et, lorsqu'elle est requise, l'authenticité du titre auprès de la préfecture au moins deux jours ouvrables avant l'embauche. Des dispenses existent, notamment en cas d'inscription du candidat à France Travail. Sans réponse dans les deux jours ouvrables après réception, cette obligation de vérification est réputée accomplie ; cela ne crée pas de droit au travail. Demandez au logiciel de conserver les justificatifs de la démarche et de son résultat.

Le suivi doit permettre de vérifier le maintien du droit au travail pendant la relation d'emploi. L'expiration matérielle d'une carte ne suffit pas à conclure à la perte des droits : certains documents provisoires ou prolongations légales peuvent les maintenir sous conditions. Le registre unique du personnel comporte notamment le type et le numéro d'ordre du titre autorisant le travail, avec sa copie annexée lorsque cela est requis. Le suivi des dates de validité est utile au pilotage, sans le présenter comme une mention supplémentaire imposée dans tous les cas par ces dispositions du registre.

Prévoyez la possibilité de retrouver les documents et preuves de vérification en cas de contrôle. Un historique daté et un export lisible sont de bons critères fonctionnels. La loi n'impose pas à tout employeur un logiciel particulier ni un format universel de piste d'audit informatique : distinguez l'obligation de conserver les pièces et les moyens techniques choisis pour la satisfaire.

Demandez des champs séparés pour la date d'expiration du document, la période de droit au travail vérifiée et la prochaine action. Les effets d'un récépissé, d'une attestation de prolongation ou d'une prolongation légale dépendent de la situation. Le logiciel doit permettre une validation humaine et conserver son fondement, sans déduire automatiquement les droits d'une date ou de la présence d'une formule isolée.

Quelles exigences fonctionnelles inscrire dans le cahier des charges pour le suivi des titres de séjour ?

Alertes et dossier centralisé

Le dossier peut regrouper les informations d'identification nécessaires, les documents, leurs dates et les vérifications réalisées. Définissez les alertes selon les procédures et votre organisation, par exemple une anticipation à J-180 puis des rappels adaptés. Ces échéances internes ne sont pas des délais légaux universels de dépôt. Vérifiez qui reçoit chaque alerte et comment les relances non traitées sont reprises.

Historique et piste d'audit

Au-delà du dossier, les fonctionnalités de pilotage distinguent un outil de conformité d'un simple référentiel documentaire. Le tableau de bord doit offrir une vue par collaborateur, par entité et par gestionnaire, avec des indicateurs sur les titres proches de l'échéance, les dossiers bloqués et le taux de complétude documentaire. L'historisation doit être horodatée et protégée contre toute altération : chaque dépôt de document, chaque changement de statut et chaque accès doit être tracé.

Espace collaborateur et suivi du renouvellement

L'espace collaborateur est un accélérateur souvent sous-estimé. Lorsque le salarié peut déposer lui-même ses pièces et suivre l'état de son dossier, les relances manuelles diminuent et chaque partie prenante porte sa responsabilité. Le suivi du renouvellement doit permettre d'attribuer des tâches, de collecter les pièces attendues étape par étape et d'enregistrer les décisions. Associé à un contrôle documentaire assisté par extraction automatique des données, cet espace permet d'identifier les documents manquants ou incohérents sans multiplier les échanges par courriel.

Comment formuler les exigences RGPD dans le cahier des charges ?

Les documents de séjour contiennent des données personnelles confidentielles. La nationalité ou le statut administratif ne constituent pas automatiquement des données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD ; certains documents peuvent toutefois révéler la santé ou d'autres informations relevant de cet article. Définissez la finalité, la base légale, les données nécessaires et les destinataires dans le registre. L'obligation légale peut fonder le contrôle du droit au travail ; les autres fonctions doivent être analysées séparément.

Définissez la conservation par catégorie de données et par finalité. Les mentions du registre unique du personnel et la copie du titre annexée suivent leur durée applicable après le départ, notamment cinq ans pour les mentions du registre. Les autres pièces RH peuvent relever de durées différentes. Demandez une gestion de l'usage courant, de l'archivage restreint et de la suppression, avec prise en compte des obligations et des contentieux éventuels. Cinq ans n'est ni une durée unique ni un plafond universel pour tout le dossier.

Définissez les mesures de sécurité en fonction des risques : chiffrement adapté, sauvegardes, habilitations, authentification et journalisation proportionnée. Encadrez le prestataire par un contrat conforme à l'article 28. En cas de violation, le sous-traitant alerte le responsable de traitement sans délai injustifié ; un engagement contractuel de 24 heures peut préciser votre exigence. Le responsable notifie la CNIL, si la violation présente un risque pour les droits et libertés, dans les meilleurs délais et si possible sous 72 heures après en avoir eu connaissance. Une information des personnes peut aussi être nécessaire en cas de risque élevé. Toutes les violations ne donnent donc pas automatiquement lieu à notification à la CNIL.

Hébergement, certifications et réversibilité : ce qu'il faut exiger

Ces exigences RGPD trouvent leur prolongement naturel dans les clauses d'hébergement et de continuité. La localisation des données principales, des sauvegardes, des journaux et des clés de chiffrement doit être décrite précisément dans le contrat. Tout transfert hors de l'Espace économique européen doit être encadré par un mécanisme juridique approprié. Le prestataire doit fournir ses certifications à jour, pas seulement les déclarer. L'ISO/IEC 27001 est la certification de référence, à condition que son périmètre couvre réellement le service, les environnements de production et les sous-traitants cloud. L'ISO/IEC 27701 apporte un complément utile pour la gouvernance des données personnelles. Un SOC 2 Type II constitue une assurance supplémentaire sur l'efficacité des contrôles, sans remplacer l'analyse juridique et technique du traitement.

Fixez des objectifs proportionnés : le RPO correspond à la perte maximale de données acceptable, le RTO au délai de rétablissement visé. Demandez la stratégie de sauvegarde, des tests de restauration, les modalités d'export, les délais, les coûts de réversibilité et la suppression en fin de contrat. La règle de sauvegarde dite 3-2-1 et un test annuel sont des exemples de critères de sécurité à adapter, pas des obligations légales universelles pour tous les logiciels RH.

Comment couvrir plusieurs établissements et gérer les droits d'accès ?

Les entreprises multi-établissements se heurtent souvent à un point de blocage lors des appels d'offres : de nombreux outils généralistes ne permettent pas de cloisonner les données par établissement tout en maintenant une vue consolidée au siège. Le logiciel doit permettre qu'un responsable RH sur site ne voie que les dossiers de son établissement, tandis que le DRH groupe dispose d'une vue transversale. Cette séparation doit s'appliquer également aux notifications : les alertes de renouvellement doivent parvenir au bon gestionnaire selon l'établissement concerné, sans créer de doublons ou de croisements entre sites.

Le modèle de droits doit combiner un contrôle par rôle et un contrôle par périmètre. Les exports, téléchargements et changements de statut doivent nécessiter des permissions distinctes. Le tableau suivant illustre les rôles types à configurer.

Décrivez les échanges réellement nécessaires avec votre SIRH : identité, matricule, rattachement et informations contractuelles utiles. Selon votre contexte, une API documentée, un échange sécurisé de fichiers ou un import contrôlé peut convenir. Les protocoles et méthodes doivent correspondre aux besoins et à la sécurité de votre système ; REST, OAuth 2.0 ou SFTP ne sont pas des obligations légales universelles. Testez les rapprochements, les doublons, les suppressions et les erreurs sur des données fictives.

La checklist pour structurer votre appel d'offres

Classez les critères selon vos besoins : obligations légales et contractuelles, exigences de sécurité, fonctions indispensables et options. Un hébergement dans l'EEE peut être une exigence de votre politique d'achat ; le RGPD n'impose pas un hébergement exclusivement européen dans tous les cas, mais les transferts doivent être légalement encadrés. Une certification ISO 27001 peut servir de preuve à examiner, sans être une condition légale obligatoire pour tout fournisseur ni une garantie suffisante à elle seule.

Les critères importants conditionnent la maturité de la solution sans être rédhibitoires à eux seuls :

• processus de renouvellement configurable avec attribution de tâches ;

• espace collaborateur pour le dépôt de pièces ;

• reporting par établissement avec indicateurs de complétude ;

• certifications ISO 27001 vérifiables sur le périmètre concerné ;

• API REST documentée et objectifs de reprise (RPO) et de délai de reprise (RTO) définis contractuellement.

Les critères différenciants permettent de départager des solutions de niveau comparable : contrôle documentaire assisté par extraction automatique des données, gestion multi-établissements avec cloisonnement des accès configurables, réversibilité encadrée avec format d'export ouvert et délai contractualisé.

Izypaper est une solution conçue spécifiquement pour le suivi des titres de séjour et la conformité immigration en entreprise. Elle associe un logiciel de centralisation des dossiers et de suivi des échéances à un accompagnement humain par des juristes, selon le périmètre choisi. Elle peut servir de référence concrète pour calibrer les exigences de votre appel d'offres : comprendre ce qu'une solution dédiée couvre réellement aide à poser les bonnes questions aux autres candidats.

Ce que ce cahier des charges doit vous permettre de faire

Un cahier des charges pour un logiciel de suivi des titres de séjour en entreprise repose sur quatre piliers : l'exigence légale, les fonctionnalités opérationnelles, la sécurité des données et la capacité à couvrir l'organisation réelle de l'entreprise. La checklist présentée dans cet article permet de structurer rapidement une comparaison ou un appel d'offres, sans partir d'une page blanche.

Le bon outil n'est pas le plus complexe, mais celui qui correspond exactement au besoin. Une PME avec un petit nombre de collaborateurs étrangers n'a pas les mêmes exigences qu'un groupe multi-établissements avec plusieurs centaines de dossiers actifs. L'essentiel est de poser les bonnes questions avant de s'engager : périmètre du contrat, certifications réelles, format d'export, localisation des données et conditions de réversibilité.

Pour aller plus loin, préparez trois scénarios à montrer en démonstration : un renouvellement, un changement de document provisoire et un dossier multi-établissements. Demandez à Izypaper de démontrer les fonctions réellement disponibles sur ces cas. Sources vérifiées le 23 octobre 2026 : CNIL, gestion des ressources humaines et gestion des violations ; RGPD, articles 9, 28, 32 et 33 ; Code du travail, articles D. 1221-23, D. 1221-24 et R. 1221-26 ; Service-Public, embauche d'un salarié étranger.

Questions fréquentes

Comment produire rapidement la preuve de diligence en cas de contrôle URSSAF ou DREETS ?

Préparez un dossier lisible réunissant les pièces exigées, les demandes de vérification et leurs résultats. Un historique daté exportable peut accélérer la préparation. Vérifiez cette fonction en démonstration, sans la présenter comme un format informatique imposé par la loi à tous les employeurs.

Combien de temps faut-il conserver les données après le départ d'un salarié étranger ?

Il n'existe pas de durée unique pour tout le dossier. Déterminez chaque durée selon le document, l'obligation légale, la finalité et le besoin de preuve. Prévoyez un archivage à accès limité, puis une suppression à l'échéance applicable, sauf conservation ciblée justifiée par un contentieux.

Comment vérifier que les certifications annoncées par le prestataire couvrent réellement le service ?

Nous devons exiger la fourniture des certifications à jour et vérifier que le périmètre couvre le service, les environnements de production et les sous-traitants cloud. L'ISO/IEC 27001 doit porter sur le périmètre concerné et l'ISO/IEC 27701 ou un SOC 2 Type II sont des compléments utiles pour apprécier la gouvernance et l'efficacité des contrôles.

Comment s'assurer que le logiciel s'intègre correctement avec notre SIRH sans créer de doublons ?

Testez l'intégration adaptée à votre SIRH, qu'il s'agisse d'une API ou d'un échange sécurisé de fichiers. Validez les champs utiles, les droits, la clé de rapprochement, le traitement des doublons et les erreurs. N'imposez un protocole précis que s'il répond à votre architecture et à vos besoins.