Arrivée d'un salarié étranger : checklist administrative

Le contrat est signé et la date d’arrivée approche. Pour accueillir un collaborateur international, l’équipe RH doit encore vérifier les conditions de prise de poste, organiser les formalités sociales et identifier les démarches de séjour qui restent à accomplir.

Le plus utile est de savoir, pour chaque étape, qui agit, à quelle date et quel justificatif doit être conservé. Voici les vérifications à intégrer à votre parcours d’accueil.

Informations vérifiées le 17 septembre 2026. Le parcours dépend notamment de la nationalité, du titre détenu et de l’emploi envisagé. Les règles ci-dessous concernent principalement une embauche en France métropolitaine.

Avant la prise de poste : vérifier le droit au travail

Les ressortissants de l’Union européenne, de l’Espace économique européen et de Suisse n’ont pas besoin d’une autorisation de travail pour être salariés en France. Les formalités habituelles d’embauche restent à effectuer.

Pour un ressortissant d’un autre pays, examinez le document présenté et l’emploi prévu. Certains titres permettent de travailler sans demande distincte d’autorisation ; d’autres imposent une démarche de l’employeur ou comportent des limites. La mention « étudiant », par exemple, ne donne pas un accès illimité à tout emploi.

Lorsque l’autorisation de travail est nécessaire, l’employeur ou son mandataire en fait la demande sur le téléservice national. Il faut l’obtenir avant de commencer l’activité concernée. Un contrat ou une promesse d’embauche ne suffit pas à créer le droit au travail.

La vérification auprès de la préfecture

Lorsque ce contrôle s’applique, saisissez la préfecture compétente au moins deux jours ouvrables avant l’embauche. En l’absence de réponse dans les deux jours ouvrables suivant la réception de la demande, l’obligation de vérification est réputée accomplie. Ce mécanisme ne vaut pas délivrance d’une autorisation de travail manquante.

L’article L.5221-8 du Code du travail prévoit une exception pour le candidat inscrit sur la liste des demandeurs d’emploi de France Travail. Conservez le justificatif correspondant et vérifiez toujours que l’emploi envisagé est compatible avec les droits du candidat.

Pour préparer ces contrôles, retrouvez notre guide sur les obligations de l’employeur qui recrute un salarié étranger.

Avant l’embauche : effectuer la DPAE et préparer le dossier du salarié

La déclaration préalable à l’embauche doit être transmise à l’organisme compétent avant la mise au travail, au plus tôt huit jours avant la date d’embauche. Pour les employeurs relevant du régime général, elle est adressée à l’Urssaf.

Cette formalité sociale ne remplace ni la vérification du droit au travail ni une autorisation nécessaire. Conservez l’accusé de réception de la DPAE avec les autres pièces utiles au dossier.

Le registre unique du personnel comporte, pour les travailleurs étrangers soumis à cette obligation, le type et le numéro du titre valant autorisation de travail. Une copie du titre autorisant l’activité est annexée au registre dans les conditions prévues par le Code du travail.

Organisez un accès limité aux documents personnels. Collecter systématiquement toutes les pages d’un passeport ou conserver des pièces sans rapport avec vos obligations n’est pas une méthode de suivi adaptée. Identifiez les justificatifs réellement nécessaires et leur durée de conservation.

À l’arrivée : relire la mention du visa

Tous les visas de long séjour ne conduisent pas à la même démarche.

• VLS-TS : le salarié doit le valider en ligne sur l’ANEF dans les trois mois suivant son arrivée en France. Il conserve la confirmation de validation.
• Visa portant la mention « carte de séjour à solliciter » : il doit engager la demande de carte dans le délai indiqué, généralement dans les deux mois suivant l’arrivée.

Pour un VLS-TS, la validation en ligne ne dépend pas de la réception préalable d’une convocation de l’OFII. La date d’arrivée, la catégorie de visa et les instructions remises au salarié doivent donc figurer dans le suivi.

Un oubli de validation peut compromettre la régularité du séjour. Si le délai est dépassé, faites examiner la situation rapidement ; ne déduisez pas mécaniquement une sanction ou une décision sur le contrat à partir d’une seule date.

Organiser l’affiliation à l’assurance maladie

Si le salarié possède déjà un numéro de sécurité sociale, recueillez-le pour les formalités sociales et la paie. S’il n’en possède pas, une demande d’immatriculation doit être engagée auprès de l’Assurance Maladie, avec les justificatifs correspondant à sa situation.

L’Assurance Maladie propose aussi aux employeurs un service de transmission des demandes pour les salariés étrangers. La DPAE et l’attribution du numéro sont des étapes distinctes : une DPAE effectuée ne signifie pas que l’immatriculation est déjà achevée.

Convenez avec le collaborateur de la personne qui transmet les pièces, puis suivez les éventuelles demandes complémentaires. Les règles de rattachement peuvent être différentes en cas de détachement ou de coordination internationale de sécurité sociale.

Prévoir le suivi de santé au travail

Dans le cas général, la visite d’information et de prévention doit avoir lieu dans les trois mois suivant la prise effective du poste. Certaines situations imposent une visite avant l’affectation, notamment pour les travailleurs de nuit et les salariés mineurs ; des règles particulières ou des dispenses peuvent également s’appliquer.

Le service de prévention et de santé au travail détermine le suivi adapté au poste et à la situation du salarié. Une éventuelle visite médicale liée au parcours de séjour ne se substitue pas à ce suivi professionnel.

Répartir les démarches dès le premier jour

• Équipe RH : vérifications avant embauche, demande d’autorisation si nécessaire, DPAE, registre et organisation du suivi de santé au travail.
• Collaborateur : démarches personnelles de visa et de séjour, transmission des justificatifs utiles, réponse aux convocations et signalement des difficultés.
• Suivi partagé : validation ou demande de titre à l’arrivée, affiliation à l’assurance maladie et préparation du prochain renouvellement.

Cette répartition pratique doit être expliquée au salarié. Indiquez une personne à contacter, le prochain document attendu et une date de point d’étape. Un blocage devient plus facile à traiter lorsqu’il est signalé assez tôt.

Préparer aussi la suite du séjour

Le suivi se poursuit après l’arrivée. Notez la validité des documents, les fenêtres de renouvellement et les éventuelles limites du droit au travail. Le bon calendrier dépend du titre ; une alerte à trente jours ne laisse pas toujours le temps de déposer dans les délais.

Si une carte approche de son expiration, examinez aussi les justificatifs provisoires et les éventuels dispositifs de maintien des droits. Notre article sur le titre de séjour qui expire dans moins de trente jours explique ces distinctions.

Chez Izypaper, nous accompagnons les entreprises et leurs collaborateurs internationaux dans la compréhension et le suivi de ces démarches. Le parcours d’accueil gagne à être préparé avec la même attention que la prise de poste.

Références consultées : Code du travail, articles L.5221-8, R.5221-41 et R.5221-42, D.1221-23 et D.1221-24 ; fiches Service Public sur l’autorisation de travail, la DPAE et la visite d’information et de prévention ; France-Visas, visas de long séjour ; Assurance Maladie, immatriculation des salariés étrangers.